La gestion documentaire constitue une des bases des systèmes de management. En effet, elle constitue un support à la communication avec les salariés de l’entreprise et les parties prenantes extérieures. Elle permet également de consigner par écrit les résultats, les objectifs, la politique et tout document utiles à la société.

A cet égard, l’édition de 2015 a apporté des modification significatives par rapport aux versions précédentes. Il ressort de ces modifications une volonté de simplification et de personnalisation.

I – Les nouveautés apportées par la norme ISO 9001 : 2015
Avant la mise à jour de la norme ISO 9001, le système documentaire pouvait être représenté par une pyramide à différents niveaux. Cette pyramide était composée du manuel qualité, des procédures, des enregistrements, des instructions et modes opératoires. Des mentions sont attachées à ces documents telles que son identification et l’auteur du texte. C’est une action qui chronophage ainsi, l’allègement des exigences issues de l’ISO 9001 : 2015 permet d’économiser du temps.

Or, même si le manuel qualité tout comme les procédures ne sont plus obligatoires, cela ne veut pas dire que ces exigences ont disparues. Le chapitre 7.5 de la norme intitulé « Informations documentées » regroupe les exigences de tenir à jour et de conserver toute information documentée. Il est à noter que le terme « documenter » suppose un écrit. Ainsi, sous ce vocable est regroupé les procédures et les enregistrements qui n’ont pas disparu. Seule l’appellation a changé pour plus de simplicité. Ainsi, les organismes devront se conformer à ces exigences pour les informations documentées nécessaires au soutien des processus. Cette dernière décide de ce qui est appropriée pour son cas.

En outre, la version 2015 demande toujours à ce que la politique et les objectifs qualités soient documentés.

La gestion documentaire est un outil d’évaluation, de mesure et d’amélioration de l’efficacité du système qualité mis en place. Elle permet d’apporter des preuves et évite les dysfonctionnements. Enfin, c’est un moyen de maîtrise des canaux de communication en ce que l’endroit et les moyens de communication sont définis.

II – Les implications pour les entreprises de travail temporaire
Le volume et l’étendue de la documentation dépend de multiples facteurs dont de la taille de l’entreprise, son organisation, la complexité et la diversité des services qu’elle propose. Par ailleurs, les besoins en documentation sont différents d'une entreprise à une autre. Pour les entreprises de travail temporaire, ces besoins sont conséquences. En effet, les contrats de mission et de mise à disposition, les relevés d'heures, les visites médicales, les formations des intérimaires doivent être pris en compte. De plus, toutes les informations concernant les clients et les prestataires externes ne sont pas à négliger. Au sein d'une telle structure, il est important d'identifier la documentation nécessaire afin de la limiter le plus possible.

Au moyen de différents logiciels, il est possible de maîtriser sa documentation, de la mettre à jour et de l’archiver. La codification des documents permet de les retrouver plus facilement. Pour les plus grandes entreprises, la communication des procédures de gestion documentaire permet une harmonisation de l'information auprès de toutes les agences ce qui constitue un gain de temps.

Plus que jamais, l’objectif est de formaliser ce qui est nécessaire et d’éviter tout document superflu afin d’accroître la performance. Une gestion informatisée constitue une solution pertinente car elle permet de s’assurer que les personnes concernées ont bien reçu les différents documents.