La norme ISO 14001 pose un certain nombre d’exigences qui doivent être respectées en vue d’obtenir la certification. Le système de management de l’environnement (SME) doit respecter les six procédures imposées de la norme ISO 14001 (I), et doit créer un certain nombre de documents nécessaires au bon fonctionnement du système (II).


I. Les procédures obligatoires posées par la norme ISO 14001

Les exigences relatives au système de management de l’environnement sont fixées dans la partie quatre de la norme ISO 14001. De manière globale, ces exigences peuvent être réparties dans les six procédures obligatoires posées par la norme ISO 14001. Ces procédures servent de base pour mettre en place un SME, et elles se déclinent comme suit :
- La maîtrise des documents (partie 4.4.5 de la norme susvisée, p.7) : le document est un support d’information qui peut être « papier, disque informatique magnétique, électronique ou optique, photographie ou échantillon étalon ou une combinaison de ceux-là » (norme ISO 14001) ;

- La maîtrise des enregistrements (partie 4.5.4 de la norme susvisée, p.8-9) : l’organisme doit établir et tenir à jour des enregistrements qui servent à prouver la conformité aux exigences du SME. L’enregistrement est un type de document « faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d'une activité » (norme ISO 14001) ;

- La maîtrise des non-conformités (partie 4.5.3 de la norme susvisée, p.8) : l’organisme doit mettre en œuvre une procédure pour traiter les non-conformités et entreprendre les actions correctives et préventives. Sachant qu’une non-conformité est « la non satisfaction d’une exigence » (norme ISO 14001) ;

- La maîtrise des actions correctives (partie 4.5.3 de la norme susvisée, p.8) : par analogie à la définition de l’action préventive, l’action corrective est « une action visant à éliminer la cause d’une non-conformité détectée » (norme ISO 14001) ;

- La maîtrise des actions préventives (partie 4.5.3 de la norme susvisée, p.8) : une action préventive est une « action visant à éliminer la cause d'une non-conformité potentielle » (norme ISO 14001) ;

- La maîtrise des audits internes (partie 4.5.5 de la norme susvisée, p.9) : l’organisme met en place des audits internes réalisés à intervalles planifiés. L’audit interne est un « processus systématique, indépendant et documenté en vue d'obtenir et d'évaluer des preuves d'audit de manière objective afin de déterminer dans quelle mesure les critères d'audit du SME définis par l'organisme sont respectés » (norme ISO 14001).

En plus des exigences précisées dans chacune des procédures susvisées, la norme ISO 14001 pose une exigence générale qui consiste à établir, documenter, mettre en œuvre, tenir à jour et améliorer de façon continue un système de management environnemental conformément aux exigences de la présente norme internationale et déterminer s’il satisfait à ces exigences.


Ensuite, l’organisme, dans le respect des exigences générales, doit :
- Elaborer une politique environnementale et planifier ses actions en identifiant les aspects environnementaux, c'est-à-dire les éléments des activités de l’organisme susceptible d’interactions avec l’environnement, et en établissant des objectifs environnementaux (but environnemental général qu’un organisme se fixe en cohérence avec sa politique environnementale) et des cibles environnementales (exigence de performance détaillée qui résulte des objectifs environnementaux, et qui doit être fixée et réalisée pour atteindre ces objectifs) ;

- Mettre en œuvre les actions en attribuant des ressources, des moyens et des rôles. Cette étape inclut les exigences de la procédure « maîtrise des documents » ;

- Contrôler les actions, ce qui inclut des évaluations de la conformité, puis leur correction ou leur prévention.

La norme ISO 14001, par le bais de ces exigences, impose à l’organisme d’élaborer un certain nombre de documents comme la politique environnementale étudiée ci-dessus.


II. Les documents indispensables au bon fonctionnement du SME

La norme ISO 14001 fixe un certain nombre de documents nécessaires à la constitution d’un système de management de l’environnement. Ces documents peuvent être classés hiérarchiquement.

A. La politique environnementale

La politique environnementale est définie comme une « expression formelle par la direction à son plus haut niveau de ses intentions générales et des orientations de l'organisme relatives à sa performance environnementale » (norme ISO 14001). Autrement dit, la politique environnementale englobe l’ensemble des engagements pris par la direction en faveur des aspects environnementaux de ses activités.

La politique environnementale fixe des axes prioritaires tels que respecter et favoriser la biodiversité ou réduire l’empreinte environnementale et tendre vers l’efficacité énergétique.

B. Le plan de management de l’environnement : objectifs et cibles environnementales

Le plan de management de l’environnement (PME) traduit les engagements pris par la direction dans sa politique environnementale, en objectifs et cibles, tout en leur attribuant des actions. Pour chacun des axes de la politique environnementale, des objectifs sont fixés en vue de la planification d’actions qui vont s’inscrire dans la démarche d’amélioration continue. Par exemple, l’intégration systématiquement de la biodiversité dans la conception d’un projet de construction d’une station de compression et lors son exploitation est un objectif fixé pour respecter et favoriser la biodiversité.

Pour atteindre ses objectifs et cibles, l'organisme doit établir des programmes comportant :
- la désignation des responsabilités afin d'atteindre ces objectifs et cibles, pour chaque niveau et fonction concernés de l'organisme ;
- les moyens et le calendrier de réalisation.

C. Les procédures

La norme ISO 14001 impose à l’organisme de mettre en place plusieurs procédures, sachant qu’une procédure est une « manière spécifiée d'effectuer une activité ou un processus » (norme ISO 14001). Les procédures sont un appui pour la mise en œuvre des principes de la norme, tels que celui consistant à maîtriser les documents. Par exemple, l’organisme doit établir une procédure pour approuver les documents quant à leur adéquation, avant leur diffusion.
L’organisme doit aussi créer une procédure pour traiter les non-conformités en instaurant des actions préventives et correctives afin d’éviter qu’elles ne se reproduisent.

Toutes les procédures que doit mettre en place l’entreprise souhaitant instaurer un SME s’inscrivent dans la logique de l’amélioration continue. Effectivement, certaines d’entre elles consistent en la révision de document, permettent d’évaluer l’efficacité de celui-ci et, le cas échéant, de le faire évoluer.

D. Les documents

Les documents tels que définis par la norme ISO 14001 s’assimilent à un mode opératoire. Il s’agit des derniers maillons de la pyramide du SME qui servent de supports d’informations précisant « qui fait quoi et comment ». Idéalement, chaque tâche appartenant à une activité de l’entreprise devrait être associée à un mode opératoire. Cela permet de créer une continuité dans le travail effectué, surtout en cas de changement de poste. Les modes opératoires vont effectivement faciliter le travail d’un salarié arrivant sur le poste. Ce dernier, en consultant les procédures et les modes opératoires aura une vue précise de la tâche à effectuer et comment l’effectuer.